神戸陸上営業チームで事務をしておりますKです。

前回のブログで神戸陸上営業についてお話させていただきましたが、今回は営業事務の仕事のひとつ、「ファイリング」についてお話させていただこうかと思います。

ファイリングとは簡単に言えば書類の整理や保管を行うことを指します。
多くの方が学校で配られるプリントをファイルに綴じた経験があるかと思いますが、綴じ方やラベルの書き方、ファイルの並べ方や、はたまたファイルのカラーや材質など、人それぞれに個性が光りますね。
ただ、部署内の誰もが見るファイルに対しては、個性を発揮したり、都度綴じ方を変えたりすると、統一性がなく探しづらい、という問題が発生してしまいます。なので、ファイリングを行う時はいつも同じようにファイルをするよう注意しています。

ファイリングの作業をしていると、お客様からスケジュールの変更の依頼があったなとか、久しぶりにこの商品をご注文いただいたなとか、色々思い出して頭の整理をしながら作業をしています。
私が入社をしてから1年が経ちますが、自分がファイリングした書類もかなりの量になりました。
これからも増えていくのが楽しみであり、誰がみても時間をかけずに探せるような状態を維持していかないと、と思う毎日です。

また、他の方の社員ブログに度々登場していますが、弊社ではリモートワークに向けて準備をしています。書類はどうするのか？紙ベースでの保管を止めて、クラウド上のデータとして管理するのか、どちらにも残していくのか…。もし在宅の時に過去の書類が見たくなったら？
今までにない環境に向けて解決しないといけない問題が多くありますが、大きな変換期に立ち会えていると前向きにとらえ、部署の方と一緒に答えを探していきます。
 
ファイリングの作業は、ファイルをしてすぐは見ることがなくとも、半年後、1年後、もっと経ってからも見返すことがあると思います。将来のその時に欲しい情報をきちんと手に入れてもらえるように、この業務を大切に続けていこうと思います。