朝晩すっかり冷え込むようになり、起床してから行動するまでの時間が徐々に長くなってきました。結局出すのを忘れていた半纏を出すべきか、と迷っている神戸管理の原田です。

今回はそんな私が実際に業務を行う上で主に使用している連絡手段（ツール）についてご紹介したいと思います。社会人として働くにあたってよく言われる“報連相”ですが、実際どんな場面でどういう方法で行っているかを紹介することで、学生の皆様にとって、社会人として働くイメージをもつ手助けができればなと思います。
私が連絡をとる9割方は社員ですが、その中でも主に使用している3つのツールについてご紹介していきます。

まず連絡のほとんどがこれ、と言っても過言ではない『メール』です。月次集計の確認依頼や業務に関する相談ごと、社員ブログは期日に余裕をもってメールで送るようにしています。やりとりの履歴が残るので「去年どうだったかな」ということでもキーワードを入れれば再度確認ができ、便利です。また、依頼されたもので実行していないものは未読の状態で置いておくようにし、完了したら当該のメールで返信するようにすることで鳥頭の私でも確認漏れや報告漏れを防ぐことができています。

次に社外の方へ連絡するときや、急ぎのときに主に使用する『電話』です。自販機やコーヒーメーカーの品切れ時の業者連絡や、雨漏り時の工務店への連絡など急を要する場合は電話を使用しています。社内の確認についても同様で、当日中に発送して欲しいものがあるなど急ぎで確認する必要があるものは電話を使用します。たまにメールで確認依頼していたことで伝わりにくかったことなどが電話確認でかかってくることもあります。たまにですよ、ごくたまに。

最後に社内全体や支社ごとに向けて連絡がある場合に使用する『グループウェア（desknets.NEO）』です。ごみ出し方法変更のお知らせや運送会社からの配達遅延等のお知らせ、〇月〇日有休いただくので小口の精算できません、といった内容を周知回覧する際に使用しています。回覧には確認済みボタンが設けられているので見てくれてるかどうかも分かりますし、メール同様履歴が残るので以前回覧した内容を複写し作成することもでき便利です。

上記の他にも業務の引継ぎ時やチーム会議時はテレビ会議やZOOMで画面共有しながら進めることもありますが、それはまた次の機会に。

今回は私が主に使用している3つの連絡手段についてご紹介させていただきました。
社会人として働く以上、どの部署・どんな業務を進める上でも報連相は欠かせません。そして、こないだアップされました社員ブログのZalo然り、状況や用途に応じてツールを使い分けることで、より良い効果が発揮されます。

弊社では先月から新しくTeamsの導入も開始され、『メール』『電話』『グループウェア』の他にも新たなツールとして『チャット』という連絡手段が追加されました。私は現在電話メモの代わりとしてトライアル中です。閲覧の有無でマークが変わるので、相手が確認したかどうかも分かり便利です。ただ、PC上では常にTeamsを開いてないと通知がすぐに消えてしまうため、結局口頭や手書きメモで伝える形となっているのが玉に瑕。この辺りは使い分けが必要ですね。業務やタイミングにより向き不向きもありますが、より連携がとりやすくなるかも？と色々試行錯誤しながらちょっとワクワクしている、今日この頃です。